Vyhlásenie o spracovaní osobných údajov

Spoločnosť NMS Market Research Slovakia s.r.o., IČO: 52 966 381, so sídlom Jarošova 1, 831 07 Bratislava, zapísaná v obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, Oddiel: Sro, vložka číslo: 144301/B (ďalej „NMS“ keďže všetky osobné údaje, ktoré spracováva za účelom výskumu trhu sú považované za prísne dôverné a je s nimi nakladané v súlade s platnými zákonnými ustanoveniami v oblasti ochrany osobných údajov. NMS Vás v súlade s čl. 12 Nariadenia EÚ informuje o spracovaní Vašich osobných údajov a o Vašich právach.

NMS Market Research je členom organizácií SIMAR (Združenie agentúr pre výskum trhu a verejnej mienky), ESOMAR (svetová organizácia pre výskum verejnej mienky a marketingový výskum) a MSPA (svetová organizácia združujúca profesionálov v mystery shoppingu). Všetky činnosti NMS, vrátane spracovania osobných údajov, prebieha v súlade s odborovým kódexom ICC/ESOMAR, odborovým kódexom, Desatorom pre ochranu osobných údajov iniciatívy PRE VÝSKUM a podnikovými smernicami.

Správca = jedná sa o subjekt, ktorý určuje ako, prečo a v akom rozsahu sa budú osobné údaje spracovávať. V prípade výskumných projektov je to vo väčšine prípadov zadávateľ výskumu, teda náš klient, ktorý má zároveň povinnosť reagovať na uplatňovanie práv respondentov. V ostatných prípadoch (spracovanie osobných údajov z kontaktného formulára na webe, spracovanie osobných údajov za účelom uzavretia zmluvného vzťahu a pod.) sme správcom my, NMS.

Spracovateľ = jedná sa o subjekt, ktorý spracováva osobné údaje na pokyn Správcu. V prípade výskumných projektov sme to vo väčšine prípadov my, NMS.

Subjekt údajov = fyzické osoby, ktorých osobné údaje sú spracovávané. V prípade výskumných projektov ste to Vy, naši respondenti, v ďalších prípadoch potom naši klienti, záujemcovia o spoluprácu, uchádzači o zamestnanie a zamestnanci.

Osobný údaj = všetky informácie, na základe, ktorých je možné identifikovať fyzickú osobu, teda na základe, ktorých dokážete konkrétne určiť, o koho sa jedná. Môže to byť napríklad meno, telefón, e-mail a pod.

Spracovanie = rôzne činnosti, ktoré sa vykonávajú s osobnými údajmi, napríklad ich zhromažďovanie, zaznamenávanie, ukladanie, šírenie, použitie, vymazanie atď. V prípade výskumných projektov to môže byť napríklad využívanie databázy kontaktov na telefonické dopytovanie, v ostatných prípadoch napríklad využitie osobných údajov pre prípravu pracovnej zmluvy, pre odpoveď na dopyt, realizáciu výskumného projektu a pod.

Pseudonymizácia = spracovanie osobných údajov tak, že už nemôžu byť priradené konkrétnej fyzickej osobe bez použitia dodatočných informácií, ktoré sú uchovávané oddelene a vzťahujú sa na ne príslušné technické a organizačné opatrenia. V prípade výskumných projektov ide napríklad o situáciu, keď pri spracovaní nahradíme Vaše osobné údaje číselným kódom na základe určitého kľúča. A bez znalosti tohto kľúča nie je nikto schopný identifikovať, že sa pod číselným kódom skrývate práve Vy.

Technicko-organizačné opatrenia = opatrenia, ktoré zavedie Správca, respektíve Spracovateľ, aby zaistil primerané zabezpečenie spracovávaných osobných údajov. Môže to byť napríklad spomínaná pseudonymizácia, zaistenie bezpečnosti zariadení (počítačov a serverov), na ktorých spracovávanie prebieha, ale aj pravidelné preškoľovanie zamestnancov, ktorí osobné údaje spracúvajú.

NMS je zavedená agentúra pre výskum trhu, ktorá pre svojich klientov realizuje výskumné projekty na rôzne témy. Tieto projekty uskutočňujeme spravidla nasledujúcimi metódami:

• On-line dopytovanie v on-line paneli (CASI)
• On-line dopytovanie na klientskej databáze (CAWI)
• Telefonické dopytovanie (CATI) na vlastnej alebo na klientskej databáze
• Osobné dopytovanie (CAPI)
• Kvalitatívny výskum (napríklad skupinové diskusie, individuálne rozhovory, on-line komunity, očná kamera atď.)
• Mystery Shopping.

Predmetom týchto výskumných projektov nie je zber osobných údajov a detailov za jednotlivcov. Zhromaždené dáta spracovávame hromadne, zaujímajú nás súhrnné informácie o správaní, postojoch a názoroch populácie či špecifických cieľových skupín, nie konkrétneho jednotlivca.

Pri práci na výskumnom projekte sa ale nevyhneme tomu, že musíme spracovávať dáta, ktoré pochádzajú od jednotlivcov, v našom prípade respondentov. Tí nám dávajú dobrovoľne k dispozícii svoje názory a my tieto dáta používame výhradne na daný výskumný účel. Zároveň sa zaväzujeme, že ochránime súkromie našich respondentov – v najvyššej možnej miere pracujeme s anonymizovanými či pseudonymizovanými dátami a údaje neodovzdávame ďalej neautorizovaným osobám.

V prípade určitých metód (napríklad telefonické dotazovanie, on-line dotazovanie na klientskej databáze atď.) tiež potrebujeme kontaktné údaje respondentov, aby sme s nimi mohli vykonať rozhovor, prípadne potrebujeme poznať kontaktné údaje pre následnú kontrolu práce našich anketárov. V niektorých prípadoch tiež musíme mať osobné údaje z administratívnych dôvodov, napríklad na vyplatenie odmeny účastníkom skupinových diskusií. Vo všetkých situáciách sa snažíme o obmedzenie spracovania osobných údajov na čo najnižšiu mieru. Technickoorganizačné procesy sú u nás nastavené tak, aby ochránili súkromie respondentov v súlade s Nariadením EU a etickými pravidlami odboru.

Vaše osobné údaje sú spracovávané v takom rozsahu, v akom ste nám ich Vy, prípadne zadávateľ výskumného projektu poskytoli, pričom tieto osobné údaje môžu byť spracované na nasledujúce účely:

• výskumné účely (kontaktovanie respondentov pre rozhovor, regrutácie respondentov, analýza videonahrávok a pod.) – prebieha na základe poskytnutého súhlasu daného respondenta, respektíve oprávneného záujmu zadávateľa výskumu,
• vyplatenie odmeny za účasť vo výskumnom projekte (napr. odmena za účasť na skupinovej diskusii) – prebieha na základe výplatníčky, ktorú respondent podpisuje,
• spracovanie na základe ďalších právnych predpisov (napr. Zákon o archívnictve a spisových služieb),
• oprávnený záujem Správcu (kontrola kvality dát, kontrola práce anketárov a pod.),
• uzavretie zmluvného vzťahu (pracovná zmluva, dohoda o pracovnej činnosti, zmluva o dielo a pod.),
• personálne účely – spracovanie osobných údajov zo zaslaných životopisov od uchádzačov o zamestnanie, spracovanie osobných údajov zamestnancov, zasielanie ponúk spolupráce externým spolupracovníkom a pod.,
• obchodné účely – vybavenie dopytu, realizácia výskumného projektu a pod.,
• marketingové účely (napr. zasielanie noviniek z NMS, pozvánok na naše akcie a pod.).

• priamo od Vás – dobrovoľne poskytnuté osobné údaje a ďalšie informácie v rámci výskumného projektu, kde môžete prejaviť svoj názor napríklad na výrobky a služby a prispieť tak k ich ďalšiemu zlepšovaniu, prípadne v rámci regrutácie do výskumných projektov, ďalej na základe dopytu, zaslaného životopisu, odovzdané vizitky, uzavretie zmluvného vzťahu,
• Vaše údaje (predovšetkým kontakty) nám pre výskumný projekt poskytla firma, u ktorej ste si niečo kúpili, využili ich služby alebo ste ich zamestnancami,
• máme vlastnú databázu – databázu respondentov, do ktorej ste boli zaradení na základe svojho dobrovoľného a výslovného súhlasu, pretože s nami pravidelne spolupracujete a chcete sa podieľať na našich výskumných projektoch.

Predmetom spracovania sú spravidla nasledujúce kategórie osobných údajov:

• identifikačné údaje respondentov/klientov/zamestnancov/externých spolupracovníkov – meno, priezvisko vrátane titulov, adresa, firma a ďalšie firemné údaje, dátum narodenia, rodné číslo, číslo občianskeho preukazu
• kontaktné údaje respondentov/klientov/zamestnancov/externých spolupracovníkov – e-mail, telefónne číslo,
• základné sociodemografické charakteristiky (pohlavie, vek atď.),
• informácie o spotrebiteľskom správaní (napr. nákupné správanie, mesačná útrata u zadávateľa výskumu, využívané produkty a pod.),
• audio/audiovizuálne materiály (nahrávky, videozáznamy, fotografie),
• lokačné dáta (GPS v prípade osobného dotazovania, ktoré slúžia iba na účely kontroly práce našich anketárov).

Vždy sa spracovávajú iba nevyhnutné osobné údaje uvedené v zozname vyššie, záleží na konkrétnom účele spracovania (napríklad u klientov nespracovávame rodné číslo či číslo občianskeho preukazu), na rozsahu výskumného projektu a prípadne zadávateľom poskytnutých údajoch o vlastných zákazníkoch.

Vždy sa snažíme obmedziť prenos osobných údajov na najnižšiu možnú mieru (vo výskumných projektoch anonymizáciou, prípadne pseudonymizáciou dát). V niektorých prípadoch sa tomu ale úplne nevyhneme (napríklad odovzdávanie nahrávok skupinových diskusií zadávateľovi, prepojenie výsledkov výskumu s databázou zadávateľa, využitie externých spolupracovníkov, spracovanie účtovníctva atď.).

V niektorých prípadoch teda dochádza k prenosu osobných údajov týmto príjemcom:

• zadávateľ výskumného projektu (respondenti sú o tom vždy informovaní vopred),
• ďalší spracovatelia – pozri nižšie,
• štátne a iné orgány v rámci plnenia zákonných povinností ustanovených príslušnými právnymi predpismi.

Spracovanie osobných údajov je vykonávané v sídle a pobočkách NMS našimi zamestnancami, prípadne ďalšími spracovateľmi (pozri nižšie). K spracovaniu dochádza pomocou výpočtovej techniky (predovšetkým štatistické, kancelárske a účtovné softvéry, prípadne vlastnými NMS aplikáciami), popr. aj manuálnym spôsobom pri osobných údajoch v listinnej podobe a to za dodržania vhodných bezpečnostných zásad pre správu a spracovanie osobných údajov. Na tento účel prijalo NMS technickoorganizačné opatrenia na zabezpečenie ochrany osobných údajov, najmä takých, ktoré zabránia neoprávnenému alebo náhodnému prístupu k osobným údajom, ich zmene, zničeniu či strate, neoprávneným prenosom, k ich neoprávnenému spracovaniu, ako aj k inému zneužitiu osobných údajov. Všetky subjekty, ktorým môžu byť osobné údaje sprístupnené, rešpektujú právo subjektov údajov na ochranu súkromia a sú povinné postupovať podľa platných právnych predpisov týkajúcich sa osobných údajov a sú k takémuto správaniu zmluvne viazaní.

Vaše osobné údaje spracovávame po dobu trvania výskumného projektu a uchovávame ich najdlhšie 6 mesiacov od jeho ukončenia, pokiaľ právne predpisy či zmluvné dojednania so zadávateľom výskumného projektu nestanovia inak.

Vaše osobné údaje spracovávame na zabezpečenie vzájomných práv a povinností vyplývajúcich zo zmluvy, resp. výskumného projektu a to minimálne vždy po dobu trvania zmluvy, resp. výskumného projektu, najdlhšie 3 roky od posledného spoločného výskumného projektu.

Čo sa týka osobných údajov zamestnancov, sme povinní ich uchovať 10 rokov a mzdové listy 30 rokov. Pri evidenčných listoch je lehota uchovania 3 roky. U našich externých spolupracovníkov je to 10 rokov, je však možné si požiadať o výmaz osobných údajov v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady č. 2016/679. Pokiaľ ste sa u nás uchádzali o zamestnanie, Vaše údaje si môžeme ponechať až 3 roky.

So spracovaním osobných údajov nám v niektorých prípadoch pomáhajú ďalší spracovatelia:

• poskytovatelia komunikačnej platformy (e-mail, kalendár, zdieľané dokumenty) a SMS systému
• úložisko a streamovanie multimediálnych nahrávok
• externá mzdová účtovníčka
• externí spolupracovníci, ktorí na základe príkaznej, rámcovej alebo inej zmluvy vykonávajú spracovanie osobných údajov v rámci jednotlivých projektov (predovšetkým anketári, operátori, mystery shopperi, kontrolóri, regrutanti, externí moderátori atď.)

Pokiaľ spracovávame Vaše osobné údaje, máte právo kedykoľvek požadovať bezplatnú informáciu o tomto spracovávaní (najmä identifikáciu správcu a spracovateľa, prípadne ďalších spracovateľov; informáciu o účeloch spracovania, kategórií dotknutých osobných údajov, príjemcoch či kategórií príjemcov osobných údajov, dobe, počas ktorej budú osobné údaje spracovávané a uložené, všetky dostupné informácie o zdroji osobných údajov, či spracúvanie prebieha na základe oprávneného záujmu správcu alebo tretej strany, informáciu o skutočnosti, či dochádza k automatizovanému rozhodovaniu, vrátane profilovania). Informácie Vám radi poskytneme, pokiaľ však bude Vaša žiadosť vyhodnotená ako zjavne nedôvodná alebo neprimeraná, najmä ak sa bude opakovať, môžeme odmietnuť žiadosti vyhovieť alebo uložiť primeraný poplatok zohľadňujúci administratívne náklady spojené s poskytnutím požadovaných informácií alebo oznámení alebo s učinením požadovaných úkonov.

Pokiaľ zistíte, že osobné údaje, ktoré o Vás spracovávame, nie sú aktuálne, máte právo požiadať o ich opravu.

Pokiaľ sa domnievate, že spracovávame Vaše osobné údaje v rozpore s platnou legislatívou, môžete proti tomuto spracovávaniu vzniesť námietku a požiadať nás o vysvetlenie, požadovať, aby sme odstránili takto vzniknutý stav, najmä môžete požadovať blokovanie, opravu, doplnenie alebo vymazanie osobných údajov. Kontaktujte nás kedykoľvek na telefónnom čísle +421 907 791 773 alebo mailom na gdpr@nms.cz alebo sa za nami zastavte osobne.

Vaším právom je tiež obrátiť sa so sťažnosťou proti spracovaným osobným údajom na príslušný dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava.

Svoj súhlas so spracovaním osobných údajov, ktorý ste nám poskytli, môžete kedykoľvek odvolať a v takom prípade budú Vaše osobné údaje vymazané. Právo na výmaz sa netýka osobných údajov, ktoré potrebujeme na splnenie zákonných povinností či na ochranu svojich oprávnených záujmov. Vaše osobné údaje budú vymazané aj vtedy, ak už nebudú potrebné pre výskumný projekt či ďalšiu spoluprácu alebo ak bude ich uloženie neprípustné z iných zákonom stanovených dôvodov, prípadne pokiaľ bude Vaša námietka proti spracovávaniu Vašich osobných údajov vyhodnotená ako oprávnená.

Máte právo nás požiadať, aby sme obmedzili spracovanie v prípade, že sa budete domnievať, že osobné údaje, ktoré o Vás máme, sú nepresné, spracovanie neprebieha v súlade s platnou legislatívou, osobné údaje už nepotrebujeme pre daný výskumný projekt a v prípade, že vznesiete námietku a bude prebiehať jej vyhodnocovanie.

V prípade, že ste nám poskytli svoj súhlas so spracovaním osobných údajov alebo je spracovanie nevyhnutné na splnenie zmluvy alebo na vykonanie opatrení prijatých pred uzavretím zmluvy a spracovanie prebieha automatizovane, máte právo nás požiadať o to, aby sme Vám poskytli osobné údaje, ktoré o Vás uchovávame v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte.

Máte právo nebyť predmetom žiadneho rozhodnutia založeného výhradne na automatizovanom spracovaní, vrátane profilovania, ktoré má pre Vás právne účinky alebo sa Vás obdobným spôsobom významne dotýka. Toto neplatí, pokiaľ k automatizovanému rozhodovaniu, vrátane profilovania dáte svoj súhlas, je to nevyhnutné na uzavretie zmluvy alebo je to povolené právnym poriadkom.

Nič sa nedeje, máte na to právo. Je ale možné, že sa ako respondenti nebudete môcť zúčastňovať niektorých našich výskumov, čo je škoda, pretože Váš názor je dôležitý. V našich výskumoch môžete napríklad ohodnotiť poskytovateľov rôznych služieb, pochváliť ich, posťažovať sa alebo treba pomôcť s výberom nového produktu, ktorý ešte ani nie je na trhu. A to stojí za to.

V prípade, že máte akékoľvek doplňujúce otázky, pokojne nás kontaktujte. Rovnako tak, ak chcete uplatniť niektoré zo svojich práv.

NMS Market Research Slovakia s.r.o.
Jarošova 1
831 03 Bratislava
E-mail: gdpr@nms.cz
Tel.: +421 907 791 773